Wie wird die "Define"-Phase in einem Six Sigma-Projekt durchgeführt?
Die "Define"-Phase ist der erste Schritt im DMAIC-Zyklus (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) eines Six Sigma-Projekts. Diese Phase legt den Grundstein für den Projekterfolg, da hier das Problem, die Ziele und der Umfang klar definiert werden. Doch wie genau wird die „Define“-Phase durchgeführt?
Projektziel und Problemdefinition: Zu Beginn wird das Hauptproblem identifiziert, das das Projekt lösen soll. Hierbei geht es darum, den Schmerzpunkt zu benennen, der im Unternehmen behoben werden muss. Das Problem sollte klar und messbar formuliert sein, um Missverständnisse zu vermeiden. Eine präzise Definition legt fest, welche Ergebnisse am Ende erwartet werden.
Project Charter erstellen: Der Project Charter ist das zentrale Dokument, das die Rahmenbedingungen des Projekts festlegt. Er enthält Informationen wie die Projektziele, den Zeitplan, die wichtigsten Ressourcen und die involvierten Teammitglieder. Der Project Charter dient als Leitfaden und sorgt dafür, dass alle Beteiligten das gleiche Verständnis vom Projekt haben.
Stakeholder identifizieren: In dieser Phase wird festgelegt, wer die relevanten Stakeholder sind. Dies sind sowohl die Personen, die vom Projekt direkt betroffen sind, als auch diejenigen, die Entscheidungen treffen. Eine Stakeholder-Analyse stellt sicher, dass ihre Erwartungen und Anforderungen frühzeitig berücksichtigt werden.
SIPOC-Diagramm erstellen: Ein weiteres Werkzeug in der Define-Phase ist das SIPOC-Diagramm. Es bietet eine Übersicht über die wichtigsten Bestandteile des Prozesses – Lieferanten (Suppliers), Eingaben (Inputs), den Prozess selbst (Process), Ausgaben (Outputs) und Kunden (Customers). Dieses Diagramm hilft, den Prozess zu verstehen und mögliche Einflussfaktoren auf das Problem zu identifizieren.
Voice of the Customer (VoC): Ein essenzieller Bestandteil der Define-Phase ist die Berücksichtigung der Kundenstimme. Das Ziel ist es, die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden zu verstehen und sicherzustellen, dass diese in die Projektziele einfließen. Methoden zur VoC-Erfassung sind unter anderem Interviews, Umfragen oder Analyse von Kundenfeedback.
Projektumfang festlegen: Um den Fokus nicht zu verlieren, ist es wichtig, den Umfang des Projekts zu definieren. Dabei wird festgelegt, welche Aspekte des Problems betrachtet werden und welche nicht. Der Umfang sollte realistisch und erreichbar sein, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.
Zusammengefasst ist die „Define“-Phase essenziell für den Erfolg eines Six Sigma-Projekts. Sie schafft Klarheit und legt die Richtung für die nachfolgenden Phasen fest. Ein gut definierter Projektplan spart Zeit und Ressourcen und stellt sicher, dass das Team ein gemeinsames Ziel verfolgt.
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